Transformación digital en ONG

Han sido meses de confinamiento en los que hemos intentado continuar trabajando sin que nuestros resultados y objetivos se resintieran. Por primera vez, hemos hecho videoconferencias con nuestras compañeras y compañeros de trabajo, creando un espacio de trabajo en nuestro hogar, utilizando todos los recursos que teníamos a mano para poder seguir cumpliendo con nuestra misión social.

Los que hemos tenido la suerte de seguir trabajando, hemos tratado de conciliar vida personal y vida profesional, empatizando con la situación económica de nuestros socios y donantes, la base económica en la que se sustenta nuestros programas sociales y la sostenibilidad de nuestra organización.

El coronavirus ha representado en nuestro análisis DAFO la peor de las amenazas: un factor externo a nuestra entidad social que condiciona negativamente la consecución de nuestros objetivos como entidad social.

Pero no todo han sido noticias negativas. Hemos descubierto lo que significa el tele-trabajo y hemos iniciado, de forma forzada y sin tener mucha idea, un proceso de transformación digital en nuestra ONG.

Ahora tenemos la oportunidad de completar aquello que hemos empezado. En nuestra mano está ponernos al día en todo lo que se refiere a la transformación digital de una ONG para aprovechar las ventajas que traen consigo las tecnologías.

El objetivo de este artículo es indicarte todas las acciones que tienes que hacer para iniciar un proceso de transformación digital en tu ONG. Estos son los 7 pasos para digitalizar una entidad social.

PASO 1: Entender la necesidad de digitalizarse.

En primer lugar, tienes que detectar la razón por la que quieres iniciar un proceso de transformación digital en tu ONG, más allá de la situación de confinamiento tan excepcional que esperamos no se vuelva a repetir jamás.

¿Por qué quieres digitalizar tu entidad social? Estas pueden ser las posibles razones:

• Aumentar la productividad. Cuando tenemos claros nuestros objetivos, podemos trabajar a distancia perfectamente concentrados en nuestro trabajo, sin interrupciones, con el control total de nuestro tiempo de trabajo y con las horas ganadas al trabajar desde casa (tiempo de desplazamiento casa-trabajo-casa).

• Quieres ahorrar costes. No tendrás que pagar el alquiler de una oficina, los suministros y el seguro de las instalaciones. Ahorras el dinero de desplazamiento a tu lugar de trabajo, ya sea la gasolina del coche o el abono mensual del transporte público. Te alimentas de forma más saludable y más económica comiendo desde casa.

• Para seguir siendo competitivo. Digitalizarte implica actualizar y mejorar los canales de comunicación, los sistemas de archivo de información, las estrategias de captación y marketing social, el software de gestión y los procesos de trabajo.

• Para aprovechar las ventajas de la tecnología. Has adoptado nuevas herramientas que te permiten automatizar procesos de trabajo consiguiendo mejores resultados, informatizando flujos de información que ahorran costes, en términos de dinero y uso del tiempo.

   

Ninguna organización, sea del sector que sea, puede permanecer ajena a esta gran transformación tecnológica. No obstante, debes identificar la causa que te motiva para iniciar esta transformación tecnológica para saber qué tipo de herramientas y programas necesitas implementar de forma prioritaria y orientar el cambio organizacional de forma alineada con los objetivos de tu ONG.

La transformación digital en una ONG consiste en digitalizar la plantilla, los procesos de trabajo y los programas sociales mientras se adopta un cambio cultural dentro de la organización.

No se trata de digitalizar la causa social, sino la forma en la que la pensamos y conseguimos cumplir con nuestra misión.

La transformación digital en una ONG nos hace replantear nuestra relación con el trabajo. No podemos seguir teniendo los mismos hábitos y las mismas costumbres que teníamos en el mundo físico y arrastrarlas al mundo digital, si lo que queremos conseguir es una verdadera transformación.

Una vez que has detectado la razón por la que tu ONG quiere iniciar el proceso de transformación digital, debes plantearte qué tipo y grado de digitalización necesita tu entidad: una digitalización total, parcial, mixta, por personas, por departamentos, etc.

Antes de tomar una decisión al respecto, vamos a ver que tres grandes aspectos debe tener en cuenta tu entidad social: digitalizar la plantilla de tu ONG, los procesos de trabajo y los programas sociales.

PASO 2: Cómo digitalizar a la plantilla de trabajo

Si algo nos ha demostrado el confinamiento es que tele-trabajar es posible. Lo hemos hecho durante los meses de marzo, abril y mayo del 2020. Ahora tenemos que aprovechar esta inercia para implementar este sistema de trabajo con total garantías de éxito.

Tras este periodo de prueba, muchas personas que no estaban convencidas de trabajar en remoto, desde casa o desde cualquier otro lugar conectado a nuestra oficina virtual, han podido comprobar en primera persona las ventajas de hacerlo. Aprovechemos esta oportunidad. Formúlate la siguiente pregunta:

¿Qué necesito para tele-trabajar?

Haz una lista con todos los recursos propios de la organización que hacen posible tu trabajo, desde tu propio espacio de trabajo (mesa, silla, material de oficina) hasta el acceso a la información compartida (Unidad de disco interna, espacio en la nube) y la infraestructura – conectividad que tu ONG te proporciona para que puedas desempeñar tus tareas diarias.

Bien. Todo lo que has apuntado en la lista tienes que traspasarlo a tu casa. Y seguramente en tu casa tengas mesas y sillas, pero ¿Están acondicionadas para trabajar cómodamente? ¿Y la iluminación? ¿Y el acceso a Internet?

Una vez todos los recursos e infraestructuras están resueltos, vamos a tratar dos temas mucho más complejos: la gestión del personal y la comunicación interna.
La gestión y control administrativo del personal puede cambiar radicalmente al pasar de un sistema presencial a un sistema virtual de trabajo. 

Soy consciente que durante toda tu vida has trabajado con unos horarios establecidos, pero ¿Realmente tiene sentido seguir conservando unos horarios si orientamos nuestro trabajo al cumplimiento de unos objetivos?

Recuerda que la transformación digital de tu ONG implica tanto la digitalización como el cambio cultural a la hora de entender nuestro trabajo.

¿Qué decisión vas a tomar respecto a los horarios?
Los seguros (accidentes in itinere) están asociados a los horarios de tu personal, así que medita mucho sobre esta decisión.

La otra cuestión fundamental es: ¿Cómo voy a continuar comunicándome con mis compañeros con la misma fluidez que antes lo hacía en la oficina?

Actualmente, tienes todo tipo de programas que hacen posible la comunicación interna por proyectos de equipos de trabajo (Trello, Asana, el ecosistema de Google, etc.). Si quieres una recomendación, elige siempre el sistema más sencillo y con menos curva de aprendizaje para que la integración de estos programas en los hábitos de tus compañeros de trabajo se realice de la forma más natural posible.

PASO 3: Cómo transformar los procesos de trabajo

Hemos entendido la importancia de la transformación digital en nuestra ONG y los beneficios que nos puede aportar en nuestro trabajo. Nuestra plantilla ya puede, a nivel administrativo y de acceso a los recursos mínimos indispensables, trabajar desde casa.

Llega el momento de digitalizar los procesos de trabajo en tu entidad social.

¿Qué procesos de la oficina necesita digitalizar tu ONG?

Si identificamos bien las necesidades, encontraremos las herramientas, los programas y el software que cumpla con las funciones. Actualmente, hay una solución informática para absolutamente todo, así que no te preocupes por eso y céntrate en hacer una lista con todas las tareas que hacen cada día tus compañeros de trabajo.

Utiliza esta metodología. Siéntate con cada compañero y repasa cronológicamente todo lo que hacen durante un día de trabajo. Vamos a ver un ejemplo de un día normal en el departamento de fidelización de socios y donantes:

Tarea1: En el paso número 2 ya nos aseguramos que esta persona tendría un ordenador con conexión a Internet y podría entrar en la cuenta de email de la ONG desde su casa.

Tarea 2: Necesita tener acceso al CRM de la Fundación desde casa.

Tarea 3: Necesitamos crear un espacio virtual compartido entre Administración y Fidelización para que puedan intercambiar archivos, comunicarse de forma fluida y trabajar colaborativamente.

Sigue con este proceso hasta finalizar un día normal de trabajo.

A la hora de hacer la lista de procesos diario, ten en cuenta las particularidades de cada día de la semana.

¿Qué programas, herramientas o software necesitas para realizar cada tarea? ¿Qué tipo de acceso a la información tienes que activar en cada casa? ¿Qué formación va a necesitar cada persona para utilizar cada uno de los diferentes programas?

Este procedimiento lo tendrás que hacer todas las personas que trabajen en tu ONG porque dentro de un mismo departamento cada compañero y compañera puede desempeñar distintas tareas que requieran programas diferentes.

PASO 4: La transformación digital de tu ONG

Esta puede ser la parte más compleja del proceso de transformación digital en tu ONG. Digitalizar la plantilla y los procesos de trabajo es posible para prácticamente todas las entidades sociales. Pero ¿Qué ocurre cuando hablamos de virtualizar la actividad principal de una ONG?

No estamos hablando de transformar la misión de una entidad. La causa social debe seguir siendo la misma, aunque la forma de conseguirla cambie.

Para hacer esta paso más sencillo, vamos a abordar la actividad de una organización sin fines de lucro en 5 dimensiones diferentes que ayudan a cumplir la misión social. Vamos a intentar digitalizar cada dimensión buscando los proyectos, programas o acciones sociales que se pueden sustituir y complementar con alternativas digitales que consigan los mismos resultados.

Las 5 dimensiones que comparten todas las entidades sin fines de lucros son: sensibilización, asesoramiento, avances en derechos sociales, captación de fondos e intervención directa.

Sensibilización: Digitalmente, tu organización tiene mayor impacto, visibilidad y difusión de la causa en Internet que haciendo acciones de comunicación en vía pública.

Asesoramiento: Se puede continuar con esta actividad de forma personalizada, automatizando y haciendo escalable el número de asesoramientos.

Lobby y avances legislativos: Las reuniones con entidades sociales y organismos de Gobierno se pueden seguir haciendo por teleconferencias con mayor comodidad y predisposición de todas las partes implicadas.

Captación de fondos: La captación en vía pública (Face to Face) se iría sustituyendo con otras técnicas de captación de fondos como las estrategias de fundraising en Internet.

Intervención directa: La intervención directa iría pivotando a implementar medidas de prevención cuando se cumplan una serie de variables y situaciones para detectar casos, evitando que suceda la problemática.

En esta fase de transformación digital en ONG aquello que importa es el resultado, no el proceso.

PASO 5: El Plan de transformación digital ONG

Ahora que ya disponemos de la información para digitalizar las ‘3P’ (Personas, Procesos y Programas sociales) vamos a trazar un plan en función de las necesidades de nuestra ONG. Si nos preguntamos cuál es exactamente la motivación que nos empuja a transformar digitalmente nuestra entidad social podremos definir mejor el plan.

Así pues, tu organización quiere digitalizarse…

• Para optimizar la gestión interna
• Para reducir costes.
• Para mejorar nuestra asistencia a los beneficiarios.
• Para ampliar y sumar más fuentes de ingreso.
• Para tener más impacto con la comunicación.
• Para volver a ser una entidad competitiva.

Aunque todas las razones son perfectamente complementarias, seguro que hay una de ellas que es prioritaria para tu entidad. Al conocer la motivación sabremos por dónde tenemos que empezar y el grado de urgencia que tiene nuestra entidad para iniciar un proceso de transformación digital.

Para aterrizar este proceso y adaptarlo a la realidad de nuestra organización, es recomendable que tengas bien presente el Análisis DAFO de tu organización: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades a la hora de digitalizar tu plantilla de trabajo, los procesos y los programas sociales.

Saber qué objetivos tiene nuestra entidad nos ayudará a definir la estrategia y la visión

Ahora, con toda esta información bien digerida, puedes iniciar el proceso de transformación desde 4 vertientes bien distintas:

• Podemos empezar el proceso digitalizando el trabajo de 1 persona. De principio a fin. Esta experiencia inicial nos ayudará a digitalizar al resto del equipo.
• Otra alternativa consiste en virtualizar el trabajo de toda la organización durante 1 día a la semana. Podemos escoger el día con menos de volumen e ir incrementado los días paulatinamente.
• El proceso de transformación digital lo podemos aplicar a todo un departamento para comprobar cómo se gestiona el trabajo dentro del propio área y su relación con el resto.
• Podemos asentar el plan mediante fases en el calendario, es decir, por meses y con una fecha límite establecido, de forma secuencial y gradual para toda la entidad al mismo tiempo.

Ahora que ya estamos virtualizados ¿Qué más hay que saber?

PASO 6: La inversión en comunicación

Este apartado tiene que ser un paso obligatorio para prácticamente todas las pequeñas y medianas entidades sociales. La digitalización solo hace que aumentar la dependencia e importancia que tiene el Área de Comunicación en una organización social, por lo que debemos invertir más recursos en nuestro departamento de Comunicación.

La comunicación es un eje transversal en cualquier organización del tercer sector. Muchas veces pensamos que estamos comunicando bien por el hecho de tener ciertos recursos destinados a ello. Pero no siempre ocurre eso.

Puede que tu ONG tenga una página web, eso no quiere decir que tenga una estrategia basada en la usabilidad, arquitectura, estructura y contenidos de tu Web.

Quizás tu entidad envía una Newsletter mensual, pero está muy lejos de tener una estrategia de Email Marketing basada en la segmentación y la personalización, totalmente automatiza y conectada con otros canales de comunicación.

Seguramente tu organización ya tenga presencia en Redes Sociales, pero eso no incluye tener un plan de contenidos y una inversión publicitaria mensual.

Ten en cuenta que solo hemos hablados de los medios propios. Pero ¿Qué estrategia hay para ganar medios y para los medios de pago?

El Área de Comunicación, tras un proceso de transformación digital, puede empezar asumir competencias que hasta ahora no eran de su departamento.

Ejemplo:
Hasta ahora en nuestra ONG teníamos sesiones de asesoramiento presenciales. Con la digitalización no solo vamos a sustituir estas sesiones de asesoramiento presenciales por sesiones de asesoramiento on line, sino que tenemos que crear una sección web destinada a resolver dudas y preguntas más frecuentes sobre una temática. También crearemos en la plataforma de Email Marketing una secuencia de emails que informen solo a aquellas personas que hayan manifestados interés. En cuanto a la estrategia de video on line, necesitamos crear una serie de videotutoriales donde se explique paso a paso que hay que hacer en una determinada situación. Una buena iniciativa ligada al asesoramiento que puede ayudar a tu entidad social a captar fondos consiste en crear un curso on line (que sustituya al curso que impartíamos de forma presencial) donde permita inscripciones automatizadas y accesibilidad a la formación 365 días al año, 7 días a la semana y 24 horas al día.

Este es solo un ejemplo de la importancia que cobra el Área de Comunicación en un mundo profesional que tiende cada vez más a la digitalización.

PASO 7: Liderar la transformación digital en ONG

En cualquier proceso de transformación, ya sea digital, estratégico o una combinación de ambos casos, necesitamos que todo el equipo de trabajo cumplan estas tres ‘C’:

• Compromiso: Toda la plantilla debe mostrar una buena predisposición para intentar que este proceso de transformación digital salga lo mejor posible dentro de la ONG.
• Consenso: Nuestros compañeros y compañeras deben estar de acuerdo en la necesidad que tiene nuestra entidad social de utilizar las ventajas que nos ofrecen las tecnologías para mejorar nuestro trabajo y la relación que mantenemos con nuestros beneficiarios y donantes.
• Cambio: En cualquier proceso de transformación, siempre hay una parte de la organización que se resiste al cambio, ya sea porque lo considera una amenaza para sus propios intereses o porque no termina de ver un sentido. Es necesario realizar sesiones informativas para resolver todo tipo de dudas y consultas. Pedagogía y paciencia.

El Área de Dirección debe liderar este proceso y ser un referente en todo momento. Si el Director/a no se implica al 100% es muy difícil que lo haga el resto del equipo.

Es siempre recomendable contar con el acompañamiento de una figura externa a la organización, un asesor o consultor, que tenga una mirada objetiva dentro de la entidad y tenga autoridad para implementar los cambios que sean necesarios.

Aunque el proceso de transformación digital se haya desarrollado con éxito dentro de tu ONG, siempre será necesario un tiempo de adaptación acompañado de sesiones de formación en los programas que faciliten el tele-trabajo (Ej: Trello, Asana, Google Drive).

La crisis del coronavirus nos ha demostrado que SI es posible tele-trabajar. Aprovechemos la experiencia que ya hemos tenido para implementar, de una vez por todas, la transformación digital que tanto necesita nuestra ONG.

Mucha suerte en este proceso.

Jose, de La Escuelita de ONG