¿Por qué tu ONG tiene que hacer una memoria?

Porque como organización sin fines de lucro que puede realizar su actividad social gracias a contribuciones económicas de pequeños donantes, empresas y subvenciones públicas, tiene un deber ético y moral que le obliga a rendir cuentas con sus donantes.

En algunos países, si una entidad no lucrativa quiere acceder a una serie de recursos o participar en convocatorias y subvenciones, la memoria es un requisito obligatorio.

Poner a disposición de tu base social los indicadores más relevantes y compartir datos económicos es una señal de transparencia y confianza.

La memoria siempre tiene que estar disponible en formato PDF en tu página web, accesible para que todas las personas que quieran la puedan visualizar y descargar en su ordenador.

Además, si tu presupuesto te lo permite, enviar la memoria impresa al domicilio de tus actuales donantes es una de las acciones de fidelización más importantes que existen.

Recomendaciones antes de hacer la memoria de tu ONG

Te daré un consejo que te evitará mucho trabajo de documentación y muchas horas perdidas de trabajo innecesario. El secreto para hacer una buena memoria en tu ONG consiste en haber trabajado previamente la planificación estratégica y tener claros los indicadores de los objetivos más importantes.

«Una memoria muestra lo que hace tu organización. Si tienes claro qué tipo de indicadores muestran el cumplimiento de los objetivos, te resultará fácil elaborar la memoria»

Los datos que aparecen en la memoria de una ONG se extraen de los objetivos estratégicos que tiene cada departamento dentro de la organización.

Es un acto de coherencia estratégica: todo lo más importante que se ha trabajado durante un año (objetivos del plan operativo) deben aparecer en el documento de comunicación que resume el periodo anual (memoria). 

En cuanto al formato, debe primar más la imagen y la facilidad de interpretación de los datos que presentes que los textos demasiado largos.

Una infografía siempre es la mejor elección para presentar una memoria.

 

La estructura de memoria de una ONG

Esta es la estructura que te recomiendo:

1. Portada.
2. Carta o Mensaje institucional de Dirección/Presidencia.
3. Indicadores y Logros.
4. Datos económicos
5. Colaboradores y Red Relacional.
6. Contraportada.

 

En primer lugar necesitas 1) una portada atractiva y bien diseñada. Actualmente, en la sociedad de la información, hay una lucha por captar la atención de forma rápida. Aprovecha el primer impacto visual (la portada) para captar la atención de una forma inmediata.

No, no me olvido del índice. Cuando un documento tiene una extensión relativamente corta no merece la pena poner un índice. Lo dejo a tu propio criterio.

De la misma manera, la información institucional (Nombre Entidad, ID) y de contacto (Calle, CP, Teléfono, Email) puede ponerse en un recuadro o dejarla al final, en la contraportada.

La memoria anual es un muy buena oportunidad para que el director/a de tu ONG se dirija formalmente a su red de colaboradores y donantes mediante 2) un mensaje institucional. Por muy breve que sea, este texto debe representar una mirada consensuada de todo el equipo de trabajo respecto a cómo se ha desencadenado el año y debe incorporar una líneas dedicadas a las expectativas y proyectos que se esperan materializar a corto y a medio plazo futuro.

El objetivo más importante que tiene una memoria es 3) mostrar los indicadores más relevantes de todos los logros conseguidos en un año, entiendo por logros por aquellas acciones que mejoran ostensiblemente la vida de los beneficiarios y cumplen con la misión social de la ONG.

Indicadores y logros de tu ONG

A la hora de presentar el apartado de Logros tienes dos opciones:

Infografía: Mediante una serie de gráficos, números, iconos e imágenes puedes resumir de forma visual todos los logros de tu ONG para que se puedan entender muy fácilmente.

El año en imágenes: Es una forma muy atractiva de visibilizar las acciones más importantes que habéis hecho en tu ONG mediante imágenes que así lo acrediten. Cada imagen debe tener un píe de foto donde explique la información más relevante de aquella acción.

Descarta la redacción de un texto largo y uniforme, ya que en un bloque de texto no se destaca nada y desincentiva la lectura de las personas que tienen interés por conocer la actividad social de tu ONG mediante la memoria.

Para ofrecer una información de mayor calidad, puedes comparar los datos del año que estás presentando con años anteriores, para que el lector pueda hacerse una idea de la evolución que ha tenido tu entidad respecto a ciertos logros conseguidos.

La sección en la que muestras tus 4) datos económicos es, sin duda, la más importante de la memoria anual. No en términos de transparencia financiera, que también, sino por visibilizar en qué y cómo estás destinando los recursos que tienes a la hora de conseguir los objetivos que te has propuesto como entidad social.

En la memoria de tu ONG debe aparecer lo siguiente:

  • La distribución porcentual de los fondos que destinas a la misión social y a concepto de estructura (Oficina, Equipo, Comunicación, Administración y Captación de Fondos).
  • Cuenta de resultados: El balance entre ingresos y gastos.
  • La procedencia de los ingresos. El porcentaje que proviene de subvenciones públicas y fondos privados (especificando los canales de captación que tu ONG ha utilizado. Ej: Face to face).

 Para finalizar la memoria anual de tu ONG siempre es recomendable que destines un espacio para mostrar la 5) red de relaciones y colaboradores que tiene tu entidad.

Mostrar el número de socios, socias, padrinos, madrinas y donantes en general que apoya la causa de tu organización. Las empresas con las que se tienen alianzas y los colectivos a los que se pertenece.

Los colaboradores que aparecen en este apartado están avalando, en cierto sentido, el trabajo, la trayectoria y los futuros objetivos que tiene tu ONG.

Por último, puedes incluir en la 6) Contraportada una frase inspiradora que resuma la misión, la visión y los valores de tu ONG. Si no has puesto la información institucional y de contacto al principio del a memoria, la puedes incluir ahora en esta sección final.

Indicadores y logros de tu ONG

A veces pensamos que la memoria es un trámite que hay que hacer. Cambia tu mirada. Es un error pensar así. Una memoria es un documento que garantiza que tu ONG es quien dice ser y hace lo que dice hacer. Representa una excelente forma de presentarte ante nuevos donantes y empresas que quieran colaborar con tu entidad social.

Haz siempre una versión larga para presentarla en administraciones, concursos, subvenciones y cumplir con el marco legislativo de tu país; y una versión corta, para presentarla ante futuros colaboradores y subirla en tu página web.

Espero que esta información sea de tu interés y ahora ¡A trabajar en la memoria!

JOSÉ GUTIÉRREZ SALINAS

Consultor de Organizaciones Sin Fines de Lucro. Asesor en Marketing Social. Director de La Escuelita de ONG y Shofund. Sociólogo.

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